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在庫管理の方法!管理に困る消耗品は手書きをやめてエクセル管理

2017.9.18

在庫管理の方法を間違えると、備品の数が合わなくなり無駄な在庫で溢れてしまうことになります。無駄な経費を抑えるためにも、徹底した在庫管理をすることが必要です。

未だに手書きで在庫管理を行っている方もいると思いますが、エクセルや在庫管理システムを導入することによって、消耗品などの備品の在庫管理がしやすくなるので今すぐ実践しましょう。

在庫管理の方法について詳しくご紹介します。

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在庫管理の方法はエクセルが一番楽?エクセル以外で管理する方法は?

エクセルを使って在庫管理を行っている場合も多いと思いますが、エクセルを使う前にまずは在庫管理の流れを把握することも大切です。

 

エクセルの在庫管理の注意点は?無料のエクセル在庫管理票は使えるの?エクセル以外で在庫管理する方法は?などについて解説します。

在庫管理はエクセルを使う方法が一番楽?

在庫管理はエクセルを使う方法が一番楽だと感じてしまいますが、エクセルで在庫管理ファイルを作るのは簡単なようで実は難しく、基本的なやり方を知らずに作ると必ず在庫が合わなくなります。

 

きっちり管理をするなら、多少値段はしますがそれなりの管理ソフトを導入するこで解決できます。
わざわざ値が張る管理ソフトを導入するくらいならエクセルで作ろうと思うのは当然ですし、実際にエクセルの方が良い場合もあります。とはいっても、エクセルで在庫管理をするのは楽ではないということを知っておきましょう。

在庫管理をエクセルでできる?方法を知る前に考えることは?

在庫管理は、入庫・保管・出庫の3つの流れの中の一部分であり、在庫はそのうちの保管に当たります。
つまり在庫というのは、入庫の中から出庫されたうちの残りであり、在庫管理を作る際は、この入庫と出庫を確実に押さえておくことが重要なポイントとなるのです。

 

この入庫と出庫のどちらかが狂うことで、その中間に位置する在庫も狂ってしまうのです。どんな品目がいくつあるのかをしっかり管理し考えることが重要になのです。

ウェブ上にある無料のエクセル在庫管理表は使える?使えない?

「エクセル 在庫管理方法」で検索すると、数多くの在庫管理票が紹介されています。そういった無料のテンプレートがあれば簡単に在庫管理ができると言えばそうでもありません。

 

役立ちそうなテンプレートもあると思いますが、メリットだけでなくデメリットもあるということを知っておきましょう。

無料であっても、エクセルなら必要項目が予め記載されているためすぐに使えるますし、自動計算もしてくれるので確かに楽です。

 

しかし、書式が少しでも使いづらいと入力ミスにも繋がりますし、追加の機能を入れたくてもエクセル関数の変更も簡単にできない場合もあります。

 

自力でアレンジする能力があれば別ですが、無料の在庫管理票が、あなたの業務にそのまま利用できるとは限らないのです。

在庫管理の方法はエクセル以外にもあるのでしょうか?

在庫管理はエクセル以外にも方法があります。

 

一つは在庫管理システムです。
これは、在庫管理のために開発された専用システムのことで、システムを導入することによって、作業コストの軽減やリアルタイムで在庫を管理できるなど様々なメリットがあります。管理作業を誰でも行えるのもメリットの一つです。

 

もう一つは、在庫管理アプリを使う方法です。
スマホの普及に伴い、最近はアプリを使って在庫を管理できるようになりました。スマホやタブレットで、利用目的に合ったアプリを選びダウンロードをするだけです。アプリによって特徴があるので、利用シーンに合わせて選ぶことも大切です。

在庫管理の方法をエクセルではなくテンプレートにするメリットは?

テンプレートを使う一番のメリットは、エクセル初心者でも抵抗なく管理を行うことができるという点です
必要な項目や計算式も既に入力されていますし、基本動作だけを覚えるだけですぐに使いこなせます。初心者に難しい計算式も、項目を入力するだけで機械が全て計算してくれます。

 

また、テンプレートを使うことで他の人の在庫管理の仕方もわかりやすくなります。
利益率によって商品を並び替えるなどした場合、どの商品が最も高い利益率を出しているのかも一目でわかるようになり、在庫管理もしやすくなるわけです。

在庫管理の方法は手書きでも大丈夫?システムにするメリットは?

在庫管理の方法で昔から行っているのが手書きによるものですが、管理するものが少ないのならまだしも、多いと数字も狂い、結果的に物の数も合わなくなります。

 

在庫管理方法を手書きではなくシステムにするメリット、在庫管理で一番効果的な方法などについてお答えします。

在庫管理の方法は手書きでも大丈夫?

手書きによる在庫管理は昔から行っている方法で、紙に線を引いて在庫を記入し、そこから電卓を使って計算して確認するのが一般的です。

 

ただ、在庫管理を毎日しっかり行えば何も問題ありませんが、管理するものが10種類程度ならまだしも、商品が50も60もあるとすれば計算するだけでも大変なものです。ひとつでも間違えてしまうと、全ての数字が狂うこととなり、間違い探しをするだけでも膨大な時間がかかってしまいます。

在庫管理方法を手書きではなくシステムにするメリットは?

在庫管理の方法を手書きでなく、システムにするメリットはたくさんあります。

在庫数がすぐに一目でわかりますし、数を把握できることで無駄な在庫を持たなくなります。

 

またシステムを導入することによって、誰でも「どこに・なにが・いくつあるのか」が分かるようになるので、保管場所が明確になり、倉庫内を探し回る手間もなくなります。

 

在庫数や保管場所が把握できることによって商品の入荷情報の管理もしやすくなり、入荷日や製造日などを確認して効率的に出荷引当を行うことができるようになります。

在庫管理方法を手書きからシステムにすれば失敗はなくなるのでしょうか?

手書きをやめて在庫管理システムを導入すれば失敗しない、とは限りません。
在庫管理システムの導入に失敗する会社も多く、その原因はシステムの導入自体が目的になってしまうからです。

 

最新の在庫管理システムを導入したことで安心してしまい、在庫の実態や事前にやるべきことを無視してしまうと必ず失敗します。最初は上手くいっていたとしても、やがて在庫が増え、頭を悩ませる結果になります。

 

 

システムの導入は、在庫管理による人の手間を省いて効率化し、作業時間を削減するのが本来の目的なはずです。「システム導入」だけを優先するのは危険です。

在庫管理方法を手書きするとミスが多い?

会計の管理であれば、簿記という資格もありますし、教える準備もしっかり整っていることでしょう。
しかし在庫管理についてはその方法も教育体制もバラバラなので、現場でシステムを構築してかなければなりません。

 

在庫を管理する一番のポイントは、在庫が動いたタイミングでいかに正確に情報を記録するかの一点です。
現場が記録を怠ったり、忙しくて後回しにしてしまうことはよくあることなので、手書きでの管理になると特にミスも多くなってしまいます。そのミスを軽減させるためにも、使える在庫管理システムの導入を検討する必要があるのです。

手書きは論外!?在庫管理方法で一番効果的なのは?

在庫管理の方法は様々ですが、取り扱う商品が多いと入力ミスもありますし、在庫数を適正に保つのは本当に大変なことです。

そこで活用したいのが、「バーコード・QRコード」です。

 

ハンディスキャナーと在庫管理システムを連動させることによって、時間のロスやミスを大幅に防ぐことが可能になります。
現物を目視しながら数量を登録するだけですし、現品管理も把握しやすくなります。

 

在庫管理は生産と販売に大きく関わってくるものなので、生産性を高めるためにもぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

在庫管理の方法で苦労する消耗品コツは?方法次第で管理ミスも軽減!

在庫管理の方法で頭を悩ませるのが消耗品です。在庫を把握しておかないと、使い時に在庫がない、どこに何があるのかわからないといった事態になりかねません。在庫管理で悩む消耗品、その方法は?消耗品の在庫管理方法のコツは?などについてお答えします。

在庫管理で悩む消耗品、その方法は?

消耗品の在庫管理方法は会社によって違うところがあり、その都度担当者に言ってもらうところもあれば、ノートに記入して自分でもっていくところもあります。中には持ち出し自由で、在庫が少ない時にだけ総務に連絡をするというところもあります。

 

そうはいっても、その都度担当者に言うのも手間がかかりますし、だからと言って自己申告でノートに記入して消耗品を持ち出すのもなかなか徹底しないのが現実です。

 

実際は必要な時にだけ自分で持ち出していくところが消耗品に関しては多く、自己申告も100%とは言えないため、消耗品こそより徹底した在庫管理が必要となるのです。

消耗品の在庫管理方法のコツは?

消耗品の在庫管理では、まず棚卸の際などにどんな備品があるのかを確認し、その都度整理しておくことが大切です。ポイントは必要のない備品を捨てることであり、「捨てる」ことが整理整頓の第一歩となるのです。職場はあくまでも仕事をするための場所なので、必要のない備品は捨てる、必要な備品のみ残すということを忘れてはいけません。

 

必要な備品が残ったら、次に分類します。使用目的ごとに分け、日常的に使用する備品などは、従業員の各机に置き、共用する備品などは持ち出し禁止とし、共用スペースに置くようにします。普段あまり使用しないものなどは別室に保管するようにしましょう。

 

また、部署ごとで使う備品の違ってくるので、部署別に分類して明確化するのもおすすめです。

消耗品などの在庫管理も方法次第でミスやモレを防ぐことができます

会社が購入した形のあるものは、長期にわたって使用するものを除き、消耗品なども合わせて全て貯蔵品とも言えるでしょう。
事務用品や切手、収入用紙、会社によくあるカタログやパンフレット、発送用の伝票や制服なども全て貯蔵品のカテゴリーになります。商品や材料など販売する物以外は全て貯蔵品になります。2つに明確に区分し管理することで、ミスを防ぐことができます。

 

また、在庫管理をする際は、お金と同等の価値があるものから厳重に保管することが重要です。換金性のある切手や収入印紙、商品券や旅行券などが挙げられます。

 

換金性のあるものを特に徹底して在庫管理を行わないと不正の原因にも繋がりますので、消耗品の中でも厳重に管理することが大切です。

どんな方法を試しても消耗品の在庫管理ができない時の対策は?

消耗品の置き場所をしっかり決めて置くことが最も大切です。
置き場所に悩むところですが、在庫置き場があるならそこが配置場所になりますし、もし専用の在庫置き場がない場合は、棚を設置して管理するようにしましょう。簡単に仕切りを作る程度で十分です。専用棚を設置して管理するだけで驚くほど在庫管理がしやすくなります。

 

前もって管理する物を決めて置けば、棚の大きさなども把握できます。

在庫管理に必要な棚ですが、棚に管理できる物は限られています。消耗品などの小さな備品には向いていますが、ある程度大きな物に関しては棚管理に向いていません。
ある程度大きさのあるものは、場所を決めて積み上げて管理する方法が一般的です。

在庫管理方法のポイント、消耗品や印刷物の管理方法とは?

会社には文房具や給湯室周りの備品、名刺や社封筒などの印刷物まで、たくさんの消耗品で溢れています。
それらを在庫管理することが重要ですが、管理する前に物の種類について考えておくことも必要です。

 

文房具1つとっても、補充品で使い続けられるものと完全に使い切る物がありますので、それらを分類してむやみに在庫を増やさないことも大切です。

 

色々な大きさがある社封筒についても、使用頻度を把握し、取り揃える種類を少なく抑えることで無駄に在庫を増やすこともないですし、社員の机の中などに放置されている社封筒もよくありますので、それらを集めて流用していくことも大切です。

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